Sợ ghi nhầm số điện? Khách vào giữa tháng thì tính sao? Tiền cọc trừ thế nào? Đây là 5 chỗ chủ nhà trọ hay vấp khi tính tiền phòng, và cách rà lại cho gọn.

Nhà trọ nhiều phòng, tính tiền dễ rối ở đâu?

Một vài phòng thì còn nhớ được. Nhiều phòng, mỗi phòng một giá thuê và một cách tính thì sổ sách rất dễ lệch. Phần dưới đi qua từng chỗ hay sai.

1. Lấy sai số điện nước đầu kỳ

Số đầu kỳ chép tay từ tháng trước dễ sai một chữ số. Sai số này kéo theo sai cả hóa đơn.

Cách tránh: Lấy số cuối kỳ trước làm số đầu kỳ mới. Nếu số cuối nhỏ hơn số đầu thì dừng lại kiểm tra, vì đồng hồ có thể đã thay hoặc ghi nhầm.

2. Tính điện, nước chung một kiểu cho mọi phòng

Có nơi tính điện bậc thang, nơi tính giá cố định. Nước có thể tính theo đồng hồ hoặc theo đầu người. Nhiều phòng có người ở thêm nên số người khác nhau.

Cách tránh: Ghi rõ cách tính của từng tòa và từng hợp đồng. Khi đổi giá, ghi ngày bắt đầu áp dụng để kỳ cũ không bị tính lại.

3. Khách vào hoặc ra giữa tháng

Khách vào ngày 12 mà vẫn thu trọn tháng thì khách thắc mắc. Thu thiếu thì chủ nhà thiệt.

Cách tránh: Mỗi hợp đồng có ngày chốt tiền riêng. Kỳ đầu và kỳ cuối nên tính theo số ngày ở thực tế. Nên thỏa thuận thu trước hay thu sau ngay trong hợp đồng.

4. Khách trả nhiều lần, chuyển khoản không rõ nội dung

Một phòng trả một nửa bằng tiền mặt, nửa còn lại chuyển khoản vài hôm sau. Nội dung chuyển khoản ghi mỗi người một kiểu. Cuối tháng nhìn sao kê không biết tiền của phòng nào.

Cách tránh: Mỗi lần nhận tiền ghi một phiếu thu riêng. Đặt nội dung chuyển khoản theo mẫu cố định, gồm mã phòng và kỳ, rồi in lên hóa đơn.

5. Tiền cọc không ghi lịch sử

Nhận cọc một lần, sau đó trừ tiền điện, trừ hư hỏng, hoàn phần còn lại. Nếu chỉ nhớ con số cuối thì khó giải thích khi khách hỏi.

Cách tránh: Ghi từng lần nhận, trừ và hoàn cọc theo hợp đồng. Khi khách ra, đối chiếu từng dòng.

Làm trên sổ hay Excel thì có được không?

Được, nếu số phòng ít. Từ vài chục phòng trở lên, việc cộng và dò lại chiếm nhiều thời gian nhất. Lúc đó nên dùng một công cụ gom hợp đồng, chỉ số điện nước, hóa đơn và công nợ về một chỗ.

Phần mềm quản lý nhà trọ trên Google Sheets làm các việc trên: nhập chỉ số nhiều phòng, lập hóa đơn hàng loạt, tính tiền theo số ngày ở thực tế, theo dõi công nợ và sổ tiền cọc. Sao kê ngân hàng chỉ được gợi ý khớp, bạn vẫn xác nhận từng khoản. Nhắc nợ qua Zalo là soạn sẵn nội dung để bạn gửi, không tự gửi.

Câu hỏi thường gặp

Điện nước phòng trọ nên tính bậc thang hay giá cố định?

Tùy thỏa thuận với khách và quy định tại địa phương. Quan trọng là ghi rõ trong hợp đồng và áp dụng nhất quán.

Tiền phòng thu trước hay thu sau?

Cả hai đều dùng. Thu trước giúp chủ nhà yên tâm dòng tiền. Thu sau thuận tiện khi tính điện nước theo tháng. Chọn một cách cho từng hợp đồng và ghi rõ.

Khách ra giữa tháng thì tính tiền thế nào?

Tính theo số ngày ở thực tế trong kỳ cuối, cộng điện nước đến ngày trả phòng, rồi trừ vào tiền cọc nếu có thỏa thuận.

Quản lý nhiều tòa nhà có cần phần mềm không?

Nên có khi mỗi tòa một biểu giá và một tài khoản nhận tiền. Nếu cần nhân viên chỉ thấy dữ liệu của một tòa, hãy hỏi trước vì phần mềm này chưa phân quyền riêng theo tòa.