Quản lý nhiều tòa nhà và danh sách phòng

Phần mềm hỗ trợ tổ chức dữ liệu theo tòa nhà, phòng và trạng thái sử dụng. Người quản lý có thể tạo nhiều phòng trong một lần thiết lập, theo dõi phòng trống, phòng đang cho thuê và phòng đang sửa chữa.

Quản lý hợp đồng thuê phòng

Hồ sơ hợp đồng hỗ trợ các thông tin cần thiết như người thuê, giá thuê, tiền cọc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày chốt tiền hàng tháng. Mỗi hợp đồng có thể thiết lập ngày chốt riêng trong khoảng ngày 1 đến ngày 28, cùng phương thức thu trước hoặc thu sau. Phần mềm hỗ trợ tính tiền thuê theo số ngày ở thực tế trong kỳ đầu và kỳ cuối. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ một hợp đồng thuê nhiều phòng, quản lý người ở cùng và các dịch vụ đăng ký riêng. Mẫu hợp đồng có thể điền sẵn thông tin từ hồ sơ để thuận tiện khi in và lưu trữ.

Quản lý người thuê và hồ sơ bàn giao

Thông tin người thuê được liên kết với hợp đồng và phòng đang sử dụng. Người quản lý có thể lưu tài liệu đính kèm như giấy tờ, hợp đồng đã ký, hình ảnh phòng và chứng từ sửa chữa trên Google Drive. Ứng dụng cũng hỗ trợ ghi nhận các vật dụng bàn giao như chìa khóa, thẻ từ và những tài sản liên quan, giúp dễ kiểm tra khi khách chuyển phòng hoặc kết thúc hợp đồng.

Ghi chỉ số và tính tiền điện nước

Phần mềm hỗ trợ nhập chỉ số điện nước cho nhiều phòng trên cùng một màn hình. Chỉ số đầu kỳ có thể lấy từ kỳ trước, đồng thời hệ thống kiểm tra để tránh nhập chỉ số cuối kỳ thấp hơn chỉ số đầu kỳ. Biểu giá điện nước có thể cấu hình theo giá cố định hoặc bậc thang, theo tòa nhà và thời điểm hiệu lực. Tiền nước có thể tính theo đồng hồ hoặc theo đầu người. Với hợp đồng đã bao gồm điện nước, người quản lý có thể thiết lập theo điều kiện hợp đồng tương ứng. Nhờ vậy, việc tính tiền điện nước được thực hiện theo cấu hình đã khai báo, giảm thao tác tính toán thủ công cho từng phòng.

Lập hóa đơn hàng loạt theo kỳ

Thay vì tạo từng hóa đơn riêng lẻ, người quản lý có thể lập hóa đơn cho nhiều phòng trong một lần thao tác. Hệ thống hỗ trợ xem trước, lưu nháp, chốt và hủy hóa đơn theo quy trình được thiết kế. Hóa đơn có thể bao gồm tiền thuê, điện nước, dịch vụ, các khoản thu khác và khoản giảm trừ. Hệ thống áp dụng cấu hình giá và thông tin tính tiền tại thời điểm lập hóa đơn để hỗ trợ đối chiếu về sau. Tính năng này hữu ích với nhà trọ có nhiều phòng cần hoàn thành công việc tính tiền trong cùng một kỳ.

Tạo mã QR chuyển khoản theo hóa đơn

Hóa đơn hỗ trợ mã QR chuyển khoản kèm số tiền và nội dung chuyển khoản được chuẩn hóa theo phòng và kỳ thanh toán. Phần mềm có thể cấu hình riêng tài khoản nhận tiền thuê và tài khoản nhận tiền điện nước, dịch vụ. Cách tổ chức này hỗ trợ chủ nhà theo dõi các dòng tiền rõ ràng hơn. Thông tin tài khoản, mã ngân hàng và cấu hình QR cần được kiểm tra chính xác trước khi sử dụng thực tế.

Quản lý phiếu thu và công nợ

Mỗi lần nhận tiền được ghi nhận bằng phiếu thu có số phiếu riêng. Phần mềm hỗ trợ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, kể cả trường hợp khách trả thành nhiều lần. Trang công nợ cho phép theo dõi số tiền còn phải thu theo phòng và kỳ, lọc những phòng chưa thanh toán đầy đủ và hỗ trợ chuẩn bị nội dung nhắc nợ. Các thao tác thu tiền được thiết kế để hạn chế ghi nhận trùng khi người dùng thao tác lặp lại. Quyền hủy phiếu thu được giới hạn theo vai trò người dùng

Theo dõi tiền cọc và hoàn cọc

Sổ tiền cọc ghi nhận từng giao dịch nhận cọc, hoàn cọc và khấu trừ cọc. Người quản lý có thể theo dõi số dư tiền cọc theo hợp đồng, thực hiện khấu trừ trên hóa đơn và lập phiếu chi hoàn cọc theo quy trình của phần mềm. Tính năng này giúp việc đối chiếu tiền cọc khi khách kết thúc hợp đồng có căn cứ rõ ràng hơn.

Quản lý phiếu chi và chi phí vận hành

Phần mềm hỗ trợ ghi nhận chi phí theo danh mục, tòa nhà và phòng. Các khoản sửa chữa, chi phí dịch vụ chung và những khoản chi vận hành có thể được theo dõi trong hệ thống. Kết hợp với dữ liệu phiếu thu, người quản lý có thể xem tổng hợp dòng tiền và chi phí theo kỳ, thay vì chỉ dựa vào số tiền thuê đã thu được.

Sổ quỹ tiền mặt và chuyển khoản

Sổ quỹ hỗ trợ theo dõi số dư đầu kỳ, các khoản thu, các khoản chi và số dư còn lại của từng quỹ. Người quản lý có thể sử dụng số liệu này để đối chiếu các phiếu thu, phiếu chi và dòng tiền trong hoạt động vận hành nhà trọ.

Đối soát sao kê ngân hàng

Phần mềm hỗ trợ nhập dữ liệu sao kê theo dạng bảng đơn giản như TSV hoặc CSV. Hệ thống gợi ý giao dịch có khả năng khớp với hóa đơn dựa trên các thông tin như mã phòng và kỳ thanh toán. Người quản lý vẫn cần kiểm tra và xác nhận các giao dịch. Đây là công cụ hỗ trợ đối soát, không phải tính năng tự động xác nhận tiền về từ mọi ngân hàng.

Báo cáo doanh thu, công nợ và chi phí

rang tổng quan hỗ trợ theo dõi doanh thu, công nợ, chi phí và số liệu theo kỳ hoặc tòa nhà. Phần mềm có biểu đồ thu chi sáu kỳ và thông tin hợp đồng sắp hết hạn. Các báo cáo giúp chủ nhà có thêm cơ sở đánh giá tình hình vận hành, xác định các khoản cần thu và theo dõi những chi phí cần kiểm soát. Số liệu lợi nhuận hiển thị là lợi nhuận tạm tính theo dữ liệu được ghi nhận trong hệ thống, không thay thế báo cáo kế toán hoặc báo cáo thuế chuyên dụng.

Phân quyền người dùng và nhật ký thao tác

Các thao tác quan trọng được ghi nhận trong nhật ký. Hệ thống cũng hỗ trợ đăng nhập bằng mật khẩu hoặc tài khoản Google có bước phê duyệt đối với tài khoản Google mới. Phân quyền giúp kiểm soát thao tác giữa các vai trò, nhưng không đồng nghĩa với việc mọi rủi ro bảo mật đều được loại bỏ.

Xuất Excel và in chứng từ

Phần mềm hỗ trợ xuất dữ liệu ra file Excel định dạng XLSX, in hóa đơn, in phiếu và sử dụng các mẫu hợp đồng có thông tin điền sẵn. Nhờ đó, người quản lý có thể lưu trữ hồ sơ, đối chiếu số liệu hoặc chuyển dữ liệu cần thiết cho người phụ trách kế toán.