Sản phẩm

Appsheet

Phần Mềm Kiểm Soát Nội Bộ Tài Chính Cho Nhà Thầu Xây Dựng Quản lý vật tư, chi phí công trường và hồ sơ thanh toán trên một hệ thống Kiểm soát nội bộ tài chính cho nhà thầu là giải pháp số hóa quy trình quản lý vật tư, kho công trường, mua sắm và thanh toán dành cho doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu thi công và ban điều hành dự án. Được xây dựng trên nền tảng AppSheet kết hợp Google Apps Script, hệ thống hỗ trợ kết nối quy trình làm việc giữa công trường, bộ phận cung ứng, phòng kỹ thuật và kế toán tài chính. Thay vì theo dõi vật tư bằng nhiều bảng tính, lập phiếu thủ công và trao đổi hồ sơ qua nhiều kênh, doanh nghiệp có thể tập trung thông tin dự toán, yêu cầu cấp vật tư, nhập xuất kho, đề nghị thanh toán và hồ sơ liên quan vào một hệ thống quản lý thống nhất. Giải pháp hướng đến việc tăng khả năng kiểm soát chi phí, minh bạch luồng vật tư và giúp người quản lý nắm bắt tình trạng xử lý hồ sơ trong quá trình thi công. 1. Những vấn đề được giải quyết Kiểm soát vật tư và tồn kho công trường Theo dõi quy trình từ dự toán, yêu cầu cấp vật tư, nhập kho, xuất kho đến cân đối tồn kho theo hạng mục hoặc mã WBS. Hỗ trợ đối chiếu lượng vật tư sử dụng với kế hoạch, phát hiện những chênh lệch cần kiểm tra và quản lý danh mục nhà cung cấp. Minh bạch chi phí công trường Số hóa việc ghi nhận các khoản chi phí như xăng dầu, nhân công, máy thi công và các chi phí chung khác. Liên kết thông tin chi phí với mã đề nghị thanh toán để thuận tiện tra cứu, tổng hợp và đối chiếu. Kiểm soát đề nghị mua sắm và thanh toán Quản lý các đề xuất mua sắm, hồ sơ đề nghị thanh toán và thông tin công nợ nhà cung cấp. Bộ phận phụ trách có thể theo dõi hồ sơ đã tiếp nhận, đang xử lý hoặc cần bổ sung theo quy trình nội bộ được thiết lập. Tra cứu hồ sơ thanh toán bằng mã QR Sử dụng mã QR để nhận diện hồ sơ theo đợt thanh toán hoặc hợp đồng, hỗ trợ tra cứu tài liệu và theo dõi checklist hồ sơ giữa công trường với văn phòng trung tâm. Tự động hóa biểu mẫu và lưu trữ tài liệu Tích hợp Google Drive để tạo các biểu mẫu như phiếu yêu cầu cấp vật tư (PYC), phiếu nhập kho (PNK), phiếu xuất kho (PXK) và đề nghị thanh toán (ĐNTT), đồng thời lưu trữ file PDF theo thư mục dự án. Chuẩn hóa quản trị và phân quyền Hỗ trợ quản lý người dùng, phân quyền và tổ chức quy trình làm việc theo vai trò. Gói đầy đủ có thêm chức năng kiểm soát tài liệu theo checklist cho từng loại hồ sơ. 2. Tính năng chính của phần mềm Quản lý vật tư – kho: Theo dõi định mức, yêu cầu cấp vật tư, nhập xuất kho, tồn kho và nhà cung cấp. Quản lý tài chính – mua sắm: Tập trung các đề xuất mua sắm, chi phí và hồ sơ đề nghị thanh toán của dự án. Quản lý hồ sơ bằng QR Code: Hỗ trợ nhận diện và tra cứu hồ sơ thanh toán, theo dõi checklist tài liệu. Tạo và in biểu mẫu: Tự động hóa việc tạo biểu mẫu nghiệp vụ và lưu PDF lên Google Drive. Quản trị và phân quyền: Hỗ trợ tổ chức quyền truy cập cho người dùng theo cấu hình. Kiểm soát hồ sơ theo checklist: Giúp kiểm tra thành phần tài liệu theo từng loại hồ sơ trong gói đầy đủ. 3. Ai nên sử dụng giải pháp này? Sản phẩm phù hợp với chủ doanh nghiệp xây dựng, giám đốc dự án, chỉ huy trưởng công trường, bộ phận cung ứng vật tư, thủ kho, phòng kế toán tài chính và nhân sự phụ trách hồ sơ thanh toán. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đối chiếu vật tư giữa dự toán và thực tế, kiểm soát các khoản chi tại công trường hoặc tìm kiếm hồ sơ thanh toán đã phát sinh, hệ thống giúp chuẩn hóa dữ liệu và quy trình quản lý để các bộ phận phối hợp thuận tiện hơn. 4. Mô hình doanh nghiệp phù hợp Nhà thầu thi công xây dựng: Cần kiểm soát vật tư, chi phí và hồ sơ theo từng công trình. Doanh nghiệp thi công nhiều dự án: Cần tổ chức dữ liệu theo dự án, hạng mục và bộ phận phụ trách. Nhà thầu cơ điện (M&E): Có nhu cầu theo dõi vật tư, nhập xuất kho và đề nghị mua sắm phục vụ thi công. Đơn vị thi công hoàn thiện, nội thất: Cần kiểm soát vật tư đưa vào công trình và hồ sơ chi phí liên quan. Doanh nghiệp xây lắp có văn phòng điều hành và công trường: Cần thống nhất cách lập phiếu, xử lý đề nghị thanh toán và lưu trữ hồ sơ giữa các bộ phận. 5. Nền tảng và cách triển khai Ứng dụng sử dụng AppSheet và Google Apps Script, tích hợp Google Drive phục vụ biểu mẫu và lưu trữ tài liệu. Người dùng cần chuẩn bị tài khoản Google để đăng nhập. Theo thông tin công bố trên SheetApp, thời gian triển khai dự kiến từ 3–7 ngày. Sản phẩm có hai lựa chọn: gói cơ bản và gói đầy đủ, tùy theo nhu cầu nghiệp vụ. Gói đầy đủ bổ sung chức năng kiểm soát hồ sơ theo checklist. Sản phẩm được công bố có quyền sở hữu, nhân bản và chia sẻ ứng dụng; cơ sở dữ liệu demo được cung cấp kèm theo. Doanh nghiệp nên xác nhận phạm vi bàn giao, cấu hình dữ liệu và các điều kiện tài khoản trước khi triển khai. 6. Những trường hợp chưa phù hợp Giải pháp có thể chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp cần hệ thống ERP xây dựng quy mô lớn với các nghiệp vụ chuyên sâu như lập tiến độ thi công, quản lý nhân công chuyên biệt, BIM, kế toán tổng hợp, hợp nhất báo cáo tài chính hoặc tích hợp sâu với các phần mềm bên ngoài chưa được xác nhận. Nếu doanh nghiệp yêu cầu quy trình phê duyệt nhiều cấp, báo cáo quản trị đặc thù hoặc công thức kiểm soát chi phí riêng, nên khảo sát và xác nhận khả năng cấu hình trước khi mua. Kiểm soát nội bộ tài chính cho nhà thầu – số hóa quy trình vật tư, chi phí và hồ sơ thanh toán, giúp doanh nghiệp xây dựng quản lý công trường có hệ thống và dễ đối chiếu hơn.

Appsheet

Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng, Điều Phối Đối Tác Thi Công Nội Thất – Xây Dựng Tập trung Lead, kiểm soát tiến độ tư vấn và minh bạch hoa hồng đối tác Doanh nghiệp nội thất – xây dựng có mạng lưới chi nhánh, cộng tác viên hoặc nhà thầu liên kết thường gặp khó khăn khi tiếp nhận khách hàng từ nhiều kênh rồi phân phối cho các đối tác ở từng khu vực. Nếu dữ liệu nằm trong nhiều file Excel và nhóm Zalo riêng, doanh nghiệp dễ bỏ sót khách, chậm khảo sát, trễ báo giá và khó kiểm soát trách nhiệm xử lý. Hệ thống Quản trị Kinh doanh và Điều phối Dự án Nội thất – Xây dựng của SheetApp là giải pháp xây dựng trên Google AppSheet, kết hợp cơ sở dữ liệu Google Sheets hoặc cloud database theo cấu hình và tích hợp Zalo OA API cho các luồng thông báo phù hợp. Ứng dụng tập trung vào vòng đời tiếp nhận khách hàng, phân phối cơ hội kinh doanh, giám sát cam kết thời gian xử lý (SLA), quản lý thông tin hợp đồng và đối soát chính sách hoa hồng. 1. Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp Lead từ quảng cáo bị bỏ sót hoặc xử lý chậm Thông tin khách hàng đến từ website, quảng cáo và các kênh liên hệ khác nhau. Khi chưa được tập trung, nhân viên có thể tiếp cận trễ hoặc bỏ quên khách hàng tiềm năng. Phân phối khách hàng cho đối tác còn thủ công Bộ phận điều phối phải dò khu vực, hỏi tình trạng nhận việc của từng đối tác rồi chuyển thông tin qua các nhóm chat. Cách làm này tốn thời gian và khó theo dõi lịch sử phân công. Không biết hồ sơ đang tắc ở giai đoạn nào Khách hàng có thể đang chờ liên hệ, khảo sát, báo giá hoặc duyệt phương án. Nếu trạng thái không được cập nhật thống nhất, ban quản lý khó xác định điểm nghẽn để xử lý kịp thời. Khó kiểm soát cam kết thời gian xử lý Nhân viên hoặc đối tác có thể trễ lịch liên hệ, khảo sát hay gửi báo giá mà quản lý không nhận được cảnh báo đúng lúc. Dễ phát sinh tranh chấp về hoa hồng Mỗi loại công trình hoặc hình thức hợp tác có thể áp dụng chính sách chiết khấu khác nhau. Nếu tính toán và đối chiếu thủ công, doanh nghiệp dễ mất thời gian xác minh số tiền và trách nhiệm thanh toán. Thiếu dữ liệu đánh giá hiệu quả đối tác Không có dữ liệu thống nhất về tỷ lệ chốt, lý do mất khách, tiến độ xử lý và chất lượng dịch vụ khiến doanh nghiệp khó lựa chọn đối tác phù hợp để phân bổ Lead. 2. Giải pháp quản trị kinh doanh và điều phối Tập trung dữ liệu khách hàng tiềm năng Tổ chức thông tin Lead, nguồn khách hàng, người phụ trách và trạng thái xử lý trên hệ thống tập trung. Các luồng nhận dữ liệu tự động từ website hoặc nguồn quảng cáo cần được cấu hình theo API/webhook và điều kiện thực tế của từng kênh. Giá trị nhận được: giảm phụ thuộc vào file cá nhân, hỗ trợ hạn chế dữ liệu trùng lặp và giúp doanh nghiệp theo dõi hành trình khách hàng rõ ràng hơn. Điều phối Lead theo khu vực và năng lực Quản lý danh sách chi nhánh, đối tác, khu vực phụ trách và loại công trình có thể nhận. Bộ phận điều phối dựa trên dữ liệu này để phân công khách hàng và theo dõi trạng thái tiếp nhận. Giá trị nhận được: giảm thao tác dò tìm thủ công, hỗ trợ phân phối cơ hội kinh doanh có căn cứ và thuận tiện hơn khi chuyển Lead sang đối tác khác nếu cần. Theo dõi phễu tư vấn và cam kết SLA Thiết lập các giai đoạn như tiếp nhận Lead, liên hệ khách hàng, đặt lịch khảo sát, gửi báo giá và ký hợp đồng. Mỗi giai đoạn có thể gắn với thời hạn xử lý và trạng thái sắp đến hạn, quá hạn hoặc xin gia hạn theo cấu hình. Giá trị nhận được: nhận diện hồ sơ bị chậm, theo dõi trách nhiệm xử lý và hỗ trợ quản lý cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng. Tự động hóa nhắc việc qua Zalo OA Với gói có chức năng tương ứng, hệ thống hỗ trợ gửi thông báo và nhắc việc qua Zalo OA theo các sự kiện và điều kiện đã thiết lập. Giá trị nhận được: giảm việc nhắc tiến độ thủ công trong nhóm chat và giúp nhân viên, đối tác nhận thông tin cần xử lý kịp thời hơn. Việc sử dụng tính năng này cần tài khoản Zalo OA đáp ứng yêu cầu, quyền kết nối API và cấu hình phù hợp. Quản lý hợp đồng và chính sách hoa hồng Tổ chức thông tin hợp đồng, khoản đặt cọc, tỷ lệ chiết khấu và các khoản công nợ liên quan đến đối tác theo chính sách doanh nghiệp. Giá trị nhận được: có cơ sở đối chiếu thông tin hợp đồng và hoa hồng, giảm thao tác tính toán thủ công và hỗ trợ làm rõ trách nhiệm giữa các bên. Báo cáo hiệu suất kinh doanh và đối tác Tổng hợp dữ liệu về trạng thái Lead, kết quả tư vấn, tỷ lệ chốt, tỷ lệ từ chối và lý do mất khách theo cấu hình báo cáo. Giá trị nhận được: giúp ban quản lý đánh giá hiệu quả kênh tiếp nhận khách hàng, nhân viên và đối tác dựa trên dữ liệu được cập nhật. 3. Đối tượng phù hợp Công ty thiết kế và thi công nội thất: cần tiếp nhận khách hàng, phân công khảo sát và theo dõi báo giá. Nhà thầu xây dựng có mạng lưới đối tác: cần phân phối cơ hội kinh doanh theo địa bàn và năng lực thi công. Doanh nghiệp cải tạo nhà ở: có nhiều nhóm thợ hoặc đơn vị liên kết cùng xử lý khách hàng. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: cần chuẩn hóa phễu tư vấn và cam kết thời gian xử lý giữa các khu vực. Đơn vị kinh doanh theo mô hình cộng tác viên hoặc đối tác: cần theo dõi kết quả hợp tác và chính sách hoa hồng. Ban điều hành và bộ phận điều phối: cần nhìn thấy trạng thái xử lý Lead và các hồ sơ chậm tiến độ. 4. Hai gói chức năng Gói cơ bản Tập trung vào hai nhóm nghiệp vụ: Điều phối và quản trị mạng lưới đối tác, chi nhánh. Quản lý phễu tư vấn và giám sát cam kết SLA. Phù hợp khi doanh nghiệp muốn chuẩn hóa việc tiếp nhận, phân công và theo dõi khách hàng trước khi mở rộng tự động hóa. Gói đầy đủ Bao gồm các chức năng của gói cơ bản, đồng thời bổ sung: Tự động hóa và nhắc việc qua Zalo. Quản trị hợp đồng và chính sách hoa hồng. Báo cáo hiệu suất và phân tích dữ liệu. Phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý xuyên suốt từ phân phối Lead đến đối soát hợp đồng và đánh giá hiệu quả đối tác. Giá và phạm vi bàn giao của từng gói cần được xác nhận theo bảng giá hiện hành trước khi đặt mua. 5. Nền tảng và điều kiện sử dụng Nền tảng: Google AppSheet kết hợp dữ liệu Google Sheets hoặc cloud database theo cấu hình. Tích hợp: Zalo OA API cho các tính năng nhắc việc tương ứng. Thiết bị: điện thoại iOS/Android và máy tính có kết nối Internet. Tài nguyên cần chuẩn bị: email Google quản trị, danh sách tài khoản người dùng, danh mục chi nhánh/đối tác, khu vực phụ trách, quy tắc SLA và chính sách hoa hồng. Nếu dùng tính năng Zalo OA: cần tài khoản và quyền kết nối đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của API. Thời gian cấu hình, chạy thử và chuyển giao cần thống nhất theo phạm vi triển khai thực tế. 6. Những trường hợp cần đánh giá thêm trước khi triển khai Giải pháp tập trung vào quản trị Lead, điều phối đối tác, phễu tư vấn, SLA và hoa hồng. Nếu doanh nghiệp cần phần mềm quản lý thi công chuyên sâu như lập tiến độ theo biểu đồ Gantt, bóc tách khối lượng, dự toán, quản lý bản vẽ, nhật ký công trường, quản lý nhân công hoặc tích hợp ERP, cần xác nhận riêng về khả năng đáp ứng. Tương tự, các nguồn Lead, quy trình tự động và chính sách hoa hồng phải được rà soát để xác định phần nào dùng được ngay, phần nào cần cấu hình bổ sung. Liên hệ SheetApp để đánh giá quy trình tiếp nhận khách hàng và điều phối đối tác của doanh nghiệp, từ đó lựa chọn gói phù hợp.