Phần Mềm Kiểm Soát Nội Bộ Tài Chính Cho Nhà Thầu Xây Dựng

Quản lý vật tư, chi phí công trường và hồ sơ thanh toán trên một hệ thống

Kiểm soát nội bộ tài chính cho nhà thầu là giải pháp số hóa quy trình quản lý vật tư, kho công trường, mua sắm và thanh toán dành cho doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu thi công và ban điều hành dự án. Được xây dựng trên nền tảng AppSheet kết hợp Google Apps Script, hệ thống hỗ trợ kết nối quy trình làm việc giữa công trường, bộ phận cung ứng, phòng kỹ thuật và kế toán tài chính.

Thay vì theo dõi vật tư bằng nhiều bảng tính, lập phiếu thủ công và trao đổi hồ sơ qua nhiều kênh, doanh nghiệp có thể tập trung thông tin dự toán, yêu cầu cấp vật tư, nhập xuất kho, đề nghị thanh toán và hồ sơ liên quan vào một hệ thống quản lý thống nhất.

Giải pháp hướng đến việc tăng khả năng kiểm soát chi phí, minh bạch luồng vật tư và giúp người quản lý nắm bắt tình trạng xử lý hồ sơ trong quá trình thi công.

1. Những vấn đề được giải quyết

Kiểm soát vật tư và tồn kho công trường

Theo dõi quy trình từ dự toán, yêu cầu cấp vật tư, nhập kho, xuất kho đến cân đối tồn kho theo hạng mục hoặc mã WBS. Hỗ trợ đối chiếu lượng vật tư sử dụng với kế hoạch, phát hiện những chênh lệch cần kiểm tra và quản lý danh mục nhà cung cấp.

Minh bạch chi phí công trường

Số hóa việc ghi nhận các khoản chi phí như xăng dầu, nhân công, máy thi công và các chi phí chung khác. Liên kết thông tin chi phí với mã đề nghị thanh toán để thuận tiện tra cứu, tổng hợp và đối chiếu.

Kiểm soát đề nghị mua sắm và thanh toán

Quản lý các đề xuất mua sắm, hồ sơ đề nghị thanh toán và thông tin công nợ nhà cung cấp. Bộ phận phụ trách có thể theo dõi hồ sơ đã tiếp nhận, đang xử lý hoặc cần bổ sung theo quy trình nội bộ được thiết lập.

Tra cứu hồ sơ thanh toán bằng mã QR

Sử dụng mã QR để nhận diện hồ sơ theo đợt thanh toán hoặc hợp đồng, hỗ trợ tra cứu tài liệu và theo dõi checklist hồ sơ giữa công trường với văn phòng trung tâm.

Tự động hóa biểu mẫu và lưu trữ tài liệu

Tích hợp Google Drive để tạo các biểu mẫu như phiếu yêu cầu cấp vật tư (PYC), phiếu nhập kho (PNK), phiếu xuất kho (PXK) và đề nghị thanh toán (ĐNTT), đồng thời lưu trữ file PDF theo thư mục dự án.

Chuẩn hóa quản trị và phân quyền

Hỗ trợ quản lý người dùng, phân quyền và tổ chức quy trình làm việc theo vai trò. Gói đầy đủ có thêm chức năng kiểm soát tài liệu theo checklist cho từng loại hồ sơ.

2. Tính năng chính của phần mềm

• Quản lý vật tư – kho: Theo dõi định mức, yêu cầu cấp vật tư, nhập xuất kho, tồn kho và nhà cung cấp.

• Quản lý tài chính – mua sắm: Tập trung các đề xuất mua sắm, chi phí và hồ sơ đề nghị thanh toán của dự án.

• Quản lý hồ sơ bằng QR Code: Hỗ trợ nhận diện và tra cứu hồ sơ thanh toán, theo dõi checklist tài liệu.

• Tạo và in biểu mẫu: Tự động hóa việc tạo biểu mẫu nghiệp vụ và lưu PDF lên Google Drive.

• Quản trị và phân quyền: Hỗ trợ tổ chức quyền truy cập cho người dùng theo cấu hình.

• Kiểm soát hồ sơ theo checklist: Giúp kiểm tra thành phần tài liệu theo từng loại hồ sơ trong gói đầy đủ.

3. Ai nên sử dụng giải pháp này?

Sản phẩm phù hợp với chủ doanh nghiệp xây dựng, giám đốc dự án, chỉ huy trưởng công trường, bộ phận cung ứng vật tư, thủ kho, phòng kế toán tài chính và nhân sự phụ trách hồ sơ thanh toán.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đối chiếu vật tư giữa dự toán và thực tế, kiểm soát các khoản chi tại công trường hoặc tìm kiếm hồ sơ thanh toán đã phát sinh, hệ thống giúp chuẩn hóa dữ liệu và quy trình quản lý để các bộ phận phối hợp thuận tiện hơn.

4. Mô hình doanh nghiệp phù hợp

• Nhà thầu thi công xây dựng: Cần kiểm soát vật tư, chi phí và hồ sơ theo từng công trình.

• Doanh nghiệp thi công nhiều dự án: Cần tổ chức dữ liệu theo dự án, hạng mục và bộ phận phụ trách.

• Nhà thầu cơ điện (M&E): Có nhu cầu theo dõi vật tư, nhập xuất kho và đề nghị mua sắm phục vụ thi công.

• Đơn vị thi công hoàn thiện, nội thất: Cần kiểm soát vật tư đưa vào công trình và hồ sơ chi phí liên quan.

• Doanh nghiệp xây lắp có văn phòng điều hành và công trường: Cần thống nhất cách lập phiếu, xử lý đề nghị thanh toán và lưu trữ hồ sơ giữa các bộ phận.

5. Nền tảng và cách triển khai

Ứng dụng sử dụng AppSheet và Google Apps Script, tích hợp Google Drive phục vụ biểu mẫu và lưu trữ tài liệu. Người dùng cần chuẩn bị tài khoản Google để đăng nhập.

Theo thông tin công bố trên SheetApp, thời gian triển khai dự kiến từ 3–7 ngày. Sản phẩm có hai lựa chọn: gói cơ bản và gói đầy đủ, tùy theo nhu cầu nghiệp vụ. Gói đầy đủ bổ sung chức năng kiểm soát hồ sơ theo checklist.

Sản phẩm được công bố có quyền sở hữu, nhân bản và chia sẻ ứng dụng; cơ sở dữ liệu demo được cung cấp kèm theo. Doanh nghiệp nên xác nhận phạm vi bàn giao, cấu hình dữ liệu và các điều kiện tài khoản trước khi triển khai.

6. Những trường hợp chưa phù hợp

Giải pháp có thể chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp cần hệ thống ERP xây dựng quy mô lớn với các nghiệp vụ chuyên sâu như lập tiến độ thi công, quản lý nhân công chuyên biệt, BIM, kế toán tổng hợp, hợp nhất báo cáo tài chính hoặc tích hợp sâu với các phần mềm bên ngoài chưa được xác nhận.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu quy trình phê duyệt nhiều cấp, báo cáo quản trị đặc thù hoặc công thức kiểm soát chi phí riêng, nên khảo sát và xác nhận khả năng cấu hình trước khi mua.

Kiểm soát nội bộ tài chính cho nhà thầu – số hóa quy trình vật tư, chi phí và hồ sơ thanh toán, giúp doanh nghiệp xây dựng quản lý công trường có hệ thống và dễ đối chiếu hơn.